¿se puede crear un flujo de trabajo en sharepoint?

Un flujo de trabajo en SharePoint ayuda a mover documentos de forma automática. Esto se hace a través de una serie de acciones que siguen un proceso empresarial. Es ideal para procesos como aprobar proyectos o revisar documentos. Hay varias formas de crear estos flujos, como los integrados y los personalizados.

Los flujos de trabajo de SharePoint 2013 dejarán de ser nuevos en abril y se eliminarán por completo en 2026¹. Si usas estos flujos, es mejor cambiarlos a Power Automate¹. La herramienta de evaluación de Microsoft 365 es útil para encontrar y evaluar estos flujos de trabajo¹.

Los flujos de Power Automate son más fáciles de hacer y tienen más conectores para trabajar con otros sistemas¹. Además, Power Automate monitorea mejor y ayuda a mejorar el rendimiento¹.

Es importante migrar de SharePoint a Power Automate para mejorar los procesos¹. Power Automate también puede automatizar tareas en Microsoft Teams y Outlook¹. Ofrece integración con Microsoft, flexibilidad y seguimiento de rendimiento¹.

En conclusión, sí se puede crear un flujo de trabajo en SharePoint. Migrar a Power Automate trae beneficios como facilidad de uso y mejor monitoreo¹. Vamos a ver cómo crear y personalizar estos flujos de trabajo²https://itequia.com/es/flujos-de-trabajo-clasicos-de-sharepoint-a-flujos-de-power-automate/.

Lo más destacado

• Los flujos de trabajo de SharePoint 2013 se desactivarán en 2026 y se recomienda migrar a Power Automate¹.
• Power Automate es más fácil de crear y ofrece una mayor variedad de conectores¹.
• Power Automate permite la automatización de tareas repetitivas y se integra perfectamente con otras aplicaciones de Microsoft¹.

¿Qué son los flujos de trabajo en SharePoint?

Un flujo de trabajo en SharePoint es una serie de tareas automatizadas que terminan en un resultado. En SharePoint, estos flujos de trabajo mueven documentos o elementos a través de acciones del proceso empresarial³. Así, se simplifican y coordinan procesos como la aprobación de proyectos o la revisión de documentos⁴.

Permiten agregar lógica de negocios a documentos o elementos. Esto mejora la eficiencia de los equipos y los procesos empresariales⁴.

La plataforma de flujos de trabajo de SharePoint 2013 se basa en Windows Workflow Foundation 4 (WF)³.

Dos plataformas de flujo de trabajo de SharePoint

SharePoint ofrece dos plataformas de flujo de trabajo: SharePoint 2010 y SharePoint 2013. Estas plataformas ayudan a automatizar y mejorar la eficiencia de los procesos en SharePoint.

La plataforma de SharePoint 2010 usa Windows Workflow Foundation 3.5. Por otro lado, SharePoint 2013 usa Windows Workflow Foundation 4. Ambas versiones tienen características avanzadas para manejar flujos de trabajo de forma efectiva.

Además, hay Microsoft Flow, una plataforma reciente que se integra con SharePoint Online. Ofrece muchas posibilidades para automatizar tareas y procesos, brindando flexibilidad y personalización.

El administrador de flujos de trabajo de SharePoint ya no se instala. Ha sido reemplazado por el SharePoint Administrador de flujos de trabajo⁵.

En SharePoint Server, existen tres tipos de plataformas de flujo de trabajo: SharePoint 2010, SharePoint 2013 y SharePoint 2013 – Project Server⁵. Cada una ofrece opciones y funcionalidades específicas según las necesidades del negocio.

Para usar el SharePoint Administrador de flujos de trabajo, se debe descargar e instalarlo aparte de SharePoint Server⁵. Se sugiere instalarlo en servidores dedicados para mejorar el rendimiento y la confiabilidad⁵.

Para que funcione bien, SharePoint Administrador de flujos de trabajo necesita algunos requisitos previos. Esto incluye el Servidor web (IIS) y características específicas como Autenticación de Windows y Extensibilidad de .NET 4.7⁵. También se necesita una versión mínima de Azure Service Fabric Runtime compatible, que es 9.1.1583.9590⁵. La versión 9.1 CU2 (9.1.1583.9590) de Azure Service Fabric es compatible con SharePoint Administrador de flujos de trabajo⁵.

Antes de configurar SharePoint Administrador de flujos de trabajo con SharePoint Server, es importante considerar varios factores clave⁵.

Flujos de trabajo integrados en SharePoint

SharePoint ofrece varios flujos de trabajo para escenarios empresariales. Entre ellos están el de aprobación, recopilar comentarios y recopilar firmas⁶. Estos flujos automatizan procesos como la aprobación de documentos y la recolección de firmas. Puedes personalizarlos según lo que necesites⁶.

El flujo de aprobación ayuda a organizar el proceso de aprobación de documentos. Permite enviar notificaciones, asignar tareas y controlar el estado de aprobación⁶.

El flujo de recopilar comentarios facilita la colaboración y toma de decisiones. Permite enviar solicitudes de comentarios y consolidar las respuestas⁶.

El flujo de recopilar firmas automatiza la recopilación de firmas en documentos. Permite solicitar firmas y enviar recordatorios⁶.

Estos flujos de trabajo son muy configurables y se pueden adaptar a lo que necesites. Además, puedes combinar varios flujos para crear flujos más complejos⁶.

Para saber más sobre cómo crear flujos de trabajo en SharePoint, visita estos enlaces:

• Microsoft Flow – Creando flujos de trabajo en la nube
• SharePoint 2013 – Importar flujos de trabajo reutilizables en Visual Studio
• Integración de SharePoint y monday.com con Appy Pie

Estas integraciones te ayudarán a optimizar tus flujos de trabajo y mejorar la colaboración en tu organización⁷. Al automatizar tareas y sincronizar datos, ahorrarás tiempo y aumentarás la productividad⁷.

Flujos de trabajo personalizados en SharePoint

SharePoint permite crear flujos de trabajo personalizados. Estos se pueden hacer con SharePoint Designer 2013 o con código y actividades personalizadas. Así, se adaptan a los procesos de negocio de cada organización.

«En la versión 2013 de SharePoint, se ha mejorado significativamente la funcionalidad de los flujos de trabajo»⁸.

«Si se instala SharePoint Server 2013 sin configurar el Administrador de flujos de trabajo, la experiencia de creación de flujos de trabajo será casi idéntica a la de SharePoint Server 2010»⁸.

«Para implementar flujos de trabajo en SharePoint, se pueden utilizar herramientas como SharePoint Designer o Visual Studio, con este último permitiendo un mayor aprovechamiento de los flujos de trabajo»⁸.

«SharePoint Designer ha mejorado con una experiencia de desarrollo visual de flujo de trabajo, nuevas acciones y bloques de construcción para tareas más complejas»⁸.

«En SharePoint 2013, los flujos de trabajo personalizados ya no se compilan ni implementan como ensamblados de .NET Framework, y se basan en formularios de Microsoft ASP.NET en lugar de InfoPath»⁸.

«Las plantillas de proyecto de flujos de trabajo en Visual Studio no distinguen entre flujos secuenciales y de máquina de estado como en versiones anteriores, proporcionando una generación simplificada en la máquina virtual»⁸.

«Comparativa entre el uso de SharePoint Designer y Visual Studio para desarrollar flujos de trabajo, detallando funciones como desarrollo rápido, reutilización, inclusión en soluciones, creación de acciones personalizadas y depuración»⁸.

«SharePoint Designer permite el desarrollo rápido de flujos de trabajo y el reuso de los mismos dentro del sitio; sin embargo, Visual Studio permite mayor flexibilidad en la creación de flujos reutilizables y personalización de acciones»⁸.

«Conclusiones sobre la introducción de flujos de trabajo en SharePoint 2013, resaltando las posibilidades ‘out-of-the-box’ y el uso de herramientas como Visual Studio y SharePoint Designer para su desarrollo»⁸.

Crear flujos de trabajo personalizados ayuda a las organizaciones a adaptar sus procesos a sus necesidades. Con SharePoint Designer 2013, se puede diseñar fácilmente flujos de trabajo con acciones y condiciones específicas⁹. Para más control y flexibilidad, se puede desarrollar con código y actividades personalizadas⁹. Esto permite personalizar completamente los flujos de trabajo y agregar lógica de negocios avanzada.

Pasos para crear un flujo de trabajo en SharePoint

Para crear un flujo de trabajo en SharePoint, hay que seguir algunos pasos importantes. Primero, debemos definir el propósito y los objetivos del flujo¹⁰. Esto da una base sólida y dirección al proceso. Luego, es clave identificar las tareas y acciones necesarias¹⁰. Esto significa determinar las acciones específicas para alcanzar los objetivos.

Una vez definidos propósito, objetivos y tareas, usamos SharePoint Designer 2013 para crear el flujo¹⁰. Esta herramienta tiene una interfaz fácil de usar y funciones avanzadas para diseñar flujos de trabajo eficaces.

Después de construir el flujo, es crucial probarlo para asegurarnos de que funcione bien¹⁰. Esto nos ayuda a encontrar problemas y hacer ajustes necesarios. Si todo funciona bien, podemos publicarlo¹⁰ para que otros usuarios en SharePoint lo utilicen.

En resumen, para crear un flujo de trabajo en SharePoint, debemos definir propósito y objetivos, identificar tareas y acciones, usar SharePoint Designer 2013, probar y publicar¹⁰. Siguiendo estos pasos, podemos crear flujos de trabajo eficientes y personalizados que automatizan procesos y mejoran la productividad en SharePoint.

Cómo iniciar y modificar un flujo de trabajo en SharePoint

Para empezar un flujo de trabajo en SharePoint, solo selecciona el que quieres y sigue los pasos indicados¹¹. Puedes programar flujos de trabajo con la aplicación Alteryx en el navegador por hasta seis meses¹¹. Si quieres cambiar un flujo en curso, hazlo con cuidado para evitar problemas¹¹.

Es clave seguir el estado del flujo de trabajo para que todo funcione bien. Usa notificaciones por correo y listas de tareas para estar al día¹¹. Así, podrás solucionar rápidamente cualquier problema.

Al cambiar un flujo de trabajo, sigue los pasos correctos para evitar errores. Cada plataforma de SharePoint tiene sus propias opciones¹². Puedes cambiar el nombre, modificar acciones o agregar condiciones¹². Revisa la documentación para hacer los cambios bien.

Los registros y notificaciones son clave para seguir el flujo de trabajo¹². Te dan detalles sobre el progreso y cualquier problema¹². Estas herramientas te ayudan a resolver problemas o hacer ajustes.

Los flujos de trabajo en SharePoint te ayudan a automatizar y mejorar tus procesos¹³. Antes de hacer cambios, prueba todo bien¹³. Así, evitarás problemas y mantendrás tus procesos en SharePoint funcionando bien.

En conclusión, iniciar y cambiar flujos de trabajo en SharePoint es fácil pero requiere atención¹¹¹²¹³. Conocer las opciones de tu plataforma y usar herramientas como notificaciones es clave para un flujo de trabajo eficiente.

Beneficios de los flujos de trabajo en SharePoint

Los flujos de trabajo en SharePoint traen muchos beneficios a las empresas. Ayudan a automatizar procesos, mejorar la eficiencia y fomentan la colaboración entre el equipo.

Automatizar tareas con flujos de trabajo en SharePoint reduce el tiempo de ejecución. Esto aumenta la productividad de la empresa¹⁴. Al eliminar la parte manual, se eliminan errores humanos y se ahorra tiempo en tareas repetitivas¹⁵.

Microsoft SharePoint es ampliamente reconocido y usado en el mercado empresarial¹⁴. Con herramientas como Microsoft SharePoint Designer y Microsoft Visual Studio, se pueden crear flujos de trabajo personalizados. Esto muestra una gran demanda de soluciones personalizadas y una tendencia a la digitalización y automatización¹⁴.

Los flujos de trabajo en SharePoint mejoran la interacción entre personas e información desde distintas ubicaciones. Esto es gracias a motores de flujo de trabajo como los BPMS¹⁴. Esta versatilidad añade valor a la gestión de flujos de trabajo y fomenta la colaboración entre equipos¹⁴.

Usar la misma plataforma para todas las gestiones mejora la eficiencia en la organización¹⁵. La implementación de flujos de trabajo en diferentes departamentos optimiza los procesos¹⁵.

En conclusión, los beneficios de los flujos de trabajo en SharePoint incluyen más productividad, eficiencia y colaboración. Estas ventajas respaldan la tendencia a la digitalización y automatización para mejorar la eficiencia y rentabilidad¹⁴¹⁵.

Mejores prácticas para crear flujos de trabajo en SharePoint

Al crear flujos de trabajo en SharePoint, es recomendable seguir algunas mejores prácticas¹⁶.

1. Definir claramente la lógica de negocios

   Antes de empezar, es clave definir la lógica de negocios que quieres implementar¹⁶.

   Debes entender los procesos y reglas de tu organización. Luego, traduce esto en acciones y decisiones en el flujo de trabajo¹⁶.

2. Personalizar los flujos de trabajo

   La personalización es clave para crear flujos de trabajo efectivos en SharePoint¹⁶.

   Adapta los flujos a las necesidades de tu organización y los usuarios involucrados¹⁶.

   Configura notificaciones, asigna permisos y aplica reglas de aprobación según sea necesario¹⁶¹⁷.

3. Realizar pruebas exhaustivas

   Antes de usarlo en producción, es vital probar el flujo de trabajo a fondo¹⁶.

   Así aseguras que funcione bien, cumpla con lo que necesitas y se integre con otros sistemas¹⁶.

   Incluye diferentes escenarios en las pruebas para encontrar y corregir problemas¹⁶.

4. Mantener una comunicación constante

   Es importante hablar bien con el equipo que usa y crea flujos de trabajo en SharePoint¹⁶.

   Compartir conocimientos, resolver dudas y recibir feedback ayuda a mejorar los flujos de trabajo¹⁶.

   La colaboración y el feedback son clave para que los flujos de trabajo sean eficaces¹⁶¹⁷.

5. Realizar un seguimiento del rendimiento

   Después de implementar los flujos de trabajo, es importante monitorear su rendimiento¹⁶.

   Análiza métricas como el tiempo de finalización y la satisfacción de los usuarios¹⁶.

   Estos datos te ayudarán a identificar mejoras y optimizar los flujos de trabajo¹⁶¹⁷.

Al seguir estas prácticas, podrás crear flujos de trabajo eficientes en SharePoint. Esto impulsará la lógica de negocios y aumentará la productividad¹⁶¹⁷.

Herramientas para gestionar flujos de trabajo en SharePoint

SharePoint tiene varias herramientas para manejar flujos de trabajo. Entre ellas se encuentran SharePoint Designer 2013, Microsoft Flow y Power Automate.

SharePoint Designer 2013 te ayuda a crear y personalizar flujos de trabajo en SharePoint. Con ella, puedes automatizar procesos específicos en tu sitio de SharePoint.

Microsoft Flow y Power Automate son más avanzadas. Ofrecen muchas opciones y funcionalidades para manejar flujos de trabajo en SharePoint.

Con Microsoft Flow, puedes hacer flujos de trabajo automatizados. Estos se integran con servicios y aplicaciones, dentro y fuera de SharePoint. Es fácil conectar diferentes servicios y acciones para crear flujos personalizados.

Power Automate es aún más potente. Te permite crear flujos de trabajo complejos con opciones avanzadas de integración y personalización.

Estas herramientas son fáciles de usar. No necesitas saber mucho de programación para diseñar, configurar y administrar flujos de trabajo.

Para saber más sobre cómo usar estas herramientas en SharePoint, ve a estos recursos:

1. Herramienta de entrada de lista de: Esta herramienta te permite importar datos de listas de SharePoint a tus flujos de trabajo en Alteryx Designer.
2. Herramienta de salida de SharePoint: Exporta datos de tus flujos de trabajo en Alteryx Designer a listas de SharePoint con esta herramienta.
3. Administración y configuración de flujos de trabajo en: Este recurso te da información sobre cómo administrar y configurar flujos de trabajo en SharePoint. También ofrece consejos para mejorar su rendimiento.

Con estas herramientas y recursos, podrás mejorar la gestión de flujos de trabajo en SharePoint. Esto te ayudará a automatizar tus procesos de manera más eficiente.

Personalizar flujos de trabajo en SharePoint

Los flujos de trabajo en SharePoint se pueden personalizar para ajustarse a las necesidades de cada organización. Esto se logra modificando las listas de tareas y los registros donde se almacena la información. Así, se organiza mejor la información, mejorando la gestión de actividades y tareas¹⁸.

Se pueden agregar instrucciones y fechas de vencimiento a los flujos de trabajo. Esto ayuda a establecer pautas claras para cada tarea, asegurando que se realicen a tiempo¹⁸.

Personalizar los flujos de trabajo mejora la eficiencia en la gestión de procesos. Al adaptarlos a los procesos internos, se aumenta la productividad y la calidad de los resultados¹⁸.

Para implementar la personalización de flujos de trabajo, es clave seguir las mejores prácticas de SharePoint. Esto evita problemas y asegura una configuración correcta. Las herramientas de gestión específicas también pueden ayudar a personalizar los flujos de trabajo¹⁸.

En conclusión, personalizar los flujos de trabajo en SharePoint mejora la gestión de tareas y actividades. Esto resulta en una mayor eficiencia y calidad en los resultados¹⁸.

Para más información sobre cómo personalizar flujos de trabajo en SharePoint, visita el enlace de Microsoft: https://msdn.microsoft.com/es-es/library/office/jj819316.aspx¹⁸.

Pasos para implementar un flujo de trabajo en SharePoint

Para empezar, es clave agregar el flujo de trabajo a una lista, biblioteca o tipo de contenido. Selecciona dónde quieres que esté y agrega el flujo. Luego, los documentos o elementos de esa área podrán seguir el flujo de trabajo¹⁹.

Hay varias formas de agregar un flujo de trabajo en SharePoint:

1. Agregar un flujo de trabajo directamente a una lista o biblioteca
2. Agregar un flujo de trabajo a un tipo de contenido de lista
3. Agregar un flujo de trabajo a un tipo de contenido de sitio

Al agregar el flujo, puedes personalizarlo. Puedes cambiar el nombre, las tareas, el historial y más²⁰.

Una vez que esté listo, sigue estos pasos para que funcione bien:

1. Inicia el flujo manualmente o automáticamente.
2. Completa las tareas del flujo.
3. Actualiza los documentos según avances.
4. Registra el historial del flujo.
5. Finaliza el flujo cuando termines o cumplan condiciones.

Así, puedes manejar documentos y procesos de manera más eficaz en SharePoint¹⁹.

Conclusión

Los flujos de trabajo en SharePoint son clave para automatizar y mejorar la eficiencia en las organizaciones. Dependiendo de la versión de SharePoint, hay diferentes tipos de flujos de trabajo. Por ejemplo, los de lista, reutilizable y sitio²¹. Cada uno tiene características únicas y permite acceder a distintos valores y contextos.

Crear un flujo de trabajo en SharePoint requiere usar SharePoint Designer 2010. Es importante conocer las acciones disponibles según el contexto del flujo²². Estas acciones se organizan en categorías y varían según el tipo de contenido asociado.

Implementar flujos de trabajo en SharePoint trae muchos beneficios. Automatiza procesos y mejora la eficiencia. Además, SharePoint ofrece conexiones seguras y soporte para dispositivos móviles²³. También ayuda a gestionar derechos de información y fomenta la colaboración y la innovación.

Para maximizar el uso de SharePoint, es bueno verificar la inversión y explorar las aplicaciones de la tienda de SharePoint. Consultar con expertos en SharePoint, como Conzultek, puede ser útil para mejorar la eficiencia de la empresa.

Enlaces de origen

1. De flujos de trabajo de SharePoint a flujos de Power Automate – https://itequia.com/es/flujos-de-trabajo-clasicos-de-sharepoint-a-flujos-de-power-automate/
2. SharePoint Workflows: 3 flujos para automatizar listas de SharePoint – https://intranet.ai/articulos/microsoft-365/sharepoint-workflows/
3. Introducción al flujo de trabajo de SharePoint – https://support.microsoft.com/es-es/office/introducción-al-flujo-de-trabajo-de-sharepoint-07982276-54e8-4e17-8699-5056eff4d9e3
4. ¿Qué es un flujo de trabajo de SharePoint y cómo crear uno? – https://cirahub.com/es/blog-es/que-es-un-flujo-de-trabajo-de-workflow-y-como-crear-uno/
5. Instalación y configuración del flujo de trabajo para SharePoint Server – SharePoint Server – https://learn.microsoft.com/es-es/sharepoint/governance/install-and-configure-workflow-for-sharepoint-server
6. Microsoft Flow: creando flujos de trabajo en la nube – https://blogs.encamina.com/por-una-nube-sostenible/microsoft-flow-creando-flujos-trabajo-la-nube/
7. Integre SharePoint con monday.com, SharePoint monday.com integración con IA – https://www.appypie.com/integrate/es/apps/sharepoint/integraciones/monday
8. [SharePoint 2013] Novedades en los Flujos de Trabajo I – https://blogs.encamina.com/desarrollandosobresharepoint/sharepoint-2013-novedades-en-los-flujos-de-trabajo/
9. HeroBlog#0093 Flujos de trabajo en SharePoint – https://www.digitalhero.mx/post/flujos-de-trabajo-en-sharepoint
10. ¿Cómo hacer un Flujo de Trabajo de aprobación con SharePoint Designer 2013? – https://www.compartimoss.com/revistas/numero-19/como-hace-un-flujo-de-trabajo-de-aprobacion-con-sharepoint-designer-2013
11.  Herramienta Salida de SharePoint – https://help.alteryx.com/current/es/designer/tools/connectors/sharepoint-output-tool.html
12. Microsoft Word – 702P03543_Xerox ConnectKey for Sharepoint Quick Start User Guide_1_3_ES.doc – https://download.support.xerox.com/pub/docs/CONNECTKEY/userdocs/any-os/es/702P03543_Xerox_ConnectKey_for_Sharepoint_QuickStart_UserGuide_1_3_ES.pdf
13. Nintex Workflow 2019 and Nintex Forms 2019 Installation Guide – https://help.nintex.com/en-US/nintex2019/5.2.2/Resources/PDFs/International/2019 Installation Guide – Spanish.pdf
14. Flujo de trabajo de aprobación y actividad – https://www.kyoceradocumentsolutions.es/es/smarter-workspaces/insights-hub/articles/flujo-de-trabajo-de-aprobacion-y-actividad.html
15. Herramientas útiles para la gestión de procesos en SharePoint – Blog de hiberus – https://www.hiberus.com/crecemos-contigo/herramientas-gestion-procesos-sharepoint/
16. 8 mejores practicas para gestión de documentos en SharePoint – https://cirahub.com/es/blog-es/8-mejores-practicas-para-gestion-de-documentos-en-sharepoint/
17. Optimiza la gestión documental con SharePoint y aumenta tu productividad – https://kinesisco.com/simplifica-la-gestion-documental-con-sharepoint-y-aumenta-tu-productividad/
18. Implementación de plantillas de flujo de trabajo en SharePoint 2013 – https://shpoint.wordpress.com/2016/09/12/implementacion-de-plantillas-de-flujo-de-trabajo-en-sharepoint-2013
19. Crear soluciones de flujo de trabajo de SharePoint – Visual Studio (Windows) – https://learn.microsoft.com/es-es/visualstudio/sharepoint/creating-sharepoint-workflow-solutions?view=vs-2022
20. Ayuda y procedimientos de Windows SharePoint Services 3.0 – http://www.rfegolf.es/_layouts/help.aspx?lcid=3082&cid0=MS.WSS.manifest&tid=MS.WSS.HA10154432
21. Introducción al diseño y la personalización de flujos de trabajo – https://support.microsoft.com/es-es/office/introduction-to-designing-and-customizing-workflows-32c9c0bf-5e20-4f74-8b9c-d3ea79f2962b
22. Acciones de flujo de trabajo en SharePoint Designer: guía de referencia rápida – https://support.microsoft.com/es-es/office/acciones-de-flujo-de-trabajo-en-sharepoint-designer-guía-de-referencia-rápida-5a7ad276-0ed7-49b0-b652-e56a77dd96c6
23. SharePoint: qué es y cómo influye en la colaboración interna de las empresas – https://blog.conzultek.com/sharepoint-que-es-y-funciones-para-empresas