¿puedo crear un flujo de trabajo en sharepoint?

Si buscas automatizar procesos en SharePoint y mejorar la gestión de documentos, los flujos de trabajo son una buena opción. Un flujo de trabajo en SharePoint mueve documentos o elementos de forma automática. Esto se hace a través de una serie de acciones que siguen un proceso empresarial¹.

¿Sabías que hay varias plataformas de flujos de trabajo en SharePoint? También puedes crear tus propios flujos con herramientas como SharePoint Designer 2013. En este artículo, veremos cómo los flujos de trabajo en SharePoint pueden ayudarte a hacer tus procesos de negocio más rápidos².

Puntos Clave:

• Los flujos de trabajo en SharePoint automatizan procesos empresariales y mejoran la eficiencia³.
• Puedes crear flujos de trabajo personalizados con SharePoint Designer 2013¹.
• La creación de flujos de trabajo en SharePoint permite una gestión automatizada de tareas y procesos².
• Existen flujos de trabajo predeterminados en SharePoint, como Aprobación y Recopilar Comentarios³.
• Es importante realizar un seguimiento y verificar el estado de los flujos de trabajo en SharePoint².

¿Qué son los flujos de trabajo?

Un flujo de trabajo es una serie de tareas automatizadas que producen un resultado. En SharePoint, se trata del movimiento automatizado de documentos o elementos. Esto se hace a través de acciones o tareas en un proceso empresarial. Ayuda a coordinar y seguir las tareas humanas en procesos comunes, como aprobar proyectos o revisar documentos.

Los flujos de trabajo hacen los procesos más simples, reducen costos y tiempo. También permiten agregar lógica de negocios a documentos o elementos de SharePoint⁴.

Al usar flujos de trabajo, puedes manejar tareas, documentos y elementos de manera eficiente. Puedes configurarlos según lo que necesites. Esto incluye asignar tareas automáticamente, notificar a los participantes y seguir el progreso. Además, facilitan la coordinación de procesos complejos, lo que ayuda a administrar tareas y cumplir plazos.

Implementar flujos de trabajo en SharePoint mejora la eficiencia y productividad de tu organización. Más de diez millones de listas personalizadas se administran en Microsoft 365 a cualquier momento⁴.

Flujos de Trabajo en SharePoint: «Flujos de Trabajo Clásicos de SharePoint a Flujos de Power Automate».

Para aprender a crear flujos de trabajo en SharePoint, consulta este enlace. Te dará una guía detallada sobre cómo usarlos y mejorar tu proceso empresarial. También, puedes aprender a hacer flujos de aprobación en SharePoint con SharePoint Designer 2013. Este artículo te muestra cómo diseñar flujos de trabajo en SharePoint.

Las plataformas de flujo de trabajo de SharePoint

SharePoint tiene dos plataformas para automatizar procesos y mejorar la colaboración. La primera es la heredada de SharePoint 2010, que funciona en SharePoint Server 2016 y 2013. Esta se basa en Windows Workflow Foundation 3.5 (WF3.5).

La otra plataforma es la de SharePoint 2013, basada en Windows Workflow Foundation 4 (WF). Ha tenido un rediseño significativo. Usa Microsoft Azure para ejecutar los flujos de trabajo, lo que mejora su flexibilidad y escalabilidad.

Además, hay Microsoft Flow en SharePoint Online. Es una herramienta fácil de usar que permite automatizar tareas y conectar aplicaciones. Así, mejora la productividad en SharePoint Online.

Plataforma heredada – SharePoint 2010

La plataforma heredada de SharePoint 2010 usa Windows Workflow Foundation 3.5 (WF3.5). Es popular entre organizaciones que migraron de versiones anteriores. Ofrece plantillas de flujo de trabajo y permite personalizarlos con Microsoft Office Visio 2013. (Ver referencia 1)⁵

Un flujo de trabajo común es el que copia documentos entre bibliotecas. Permite configurar la copia automática bajo ciertas condiciones. (Ver referencia 1)⁵

La creación de un flujo de trabajo en SharePoint 2010 incluye una forma de inicio y una fase. Se pueden agregar condiciones y acciones, como registrar el progreso. (Ver referencia 1)⁵

Plataforma de flujos de trabajo de SharePoint 2013

La plataforma de SharePoint 2013 usa Windows Workflow Foundation 4 (WF). Ofrece mayor personalización y escalabilidad gracias a Microsoft Azure. También se integra mejor con otras tecnologías de Microsoft. (Ver referencia 1)⁵

Una novedad es la capacidad de agregar acciones personalizadas en los flujos de trabajo. Esto permite adaptar los flujos a las necesidades específicas. (Ver referencia 1)⁵

La plataforma de SharePoint 2013 también ofrece la opción de validar el flujo de trabajo. Esto ayuda a detectar y corregir errores antes de implementarlo. El formato de intercambio entre Visio y Designer ha cambiado. (Ver referencia 1)⁵

En conclusión, SharePoint ofrece dos plataformas de flujo de trabajo: la heredada de SharePoint 2010 y la de SharePoint 2013. Cada una tiene ventajas y características únicas. En SharePoint Online, Microsoft Flow es una opción fácil de usar para crear flujos de trabajo sin programar. (Ver referencia 2)⁶

Flujos de trabajo integrados en SharePoint

SharePoint ofrece varios flujos de trabajo integrados para escenarios empresariales comunes. Por ejemplo, el flujo de trabajo de aprobación envía documentos a un grupo para su aprobación⁷. Otro es el de recopilar comentarios, ideal para obtener comentarios⁸ de varios revisores. También hay el de recopilar firmas, que recopila firmas digitales⁸ en documentos de Microsoft Office.

El flujo de trabajo de tres estados ayuda a seguir el estado de un elemento. Y el de aprobación de publicación maneja el proceso de aprobación de publicación⁷ de páginas y documentos.

Estos flujos de trabajo mejoran la eficiencia y la productividad al automatizar tareas y estandarizar procesos. Son ideales para usuarios con poca experiencia en programación.

La disponibilidad de estos flujos de trabajo en SharePoint ahorra tiempo y recursos. No es necesario desarrollar flujos de trabajo desde cero. Ofrecen una base sólida para diferentes necesidades de flujo de trabajo.

Es posible personalizar estos flujos de trabajo según las necesidades de cada organización. Los usuarios pueden agregar pasos, condiciones y acciones para adaptarlos a sus procesos.

En conclusión, los flujos de trabajo integrados en SharePoint son una solución lista para usar. Ayudan a gestionar tareas como aprobación⁷, recopilar comentarios⁸, recopilar firmas⁸, seguimiento de estados y aprobación de publicaciones. Mejoran la eficiencia y la colaboración en el entorno empresarial.

Flujos de trabajo personalizados en SharePoint

SharePoint permite crear flujos de trabajo a medida. Esto se logra con SharePoint Designer 2013. Este herramienta te ayuda a construir flujos de trabajo con actividades específicas.

Además, colabora con Visio 2013 para ofrecer una visión gráfica del proceso. Así, los flujos de trabajo se vuelven más claros y fáciles de entender. También es posible crear flujos de trabajo con código y actividades personalizadas⁹.

Estos flujos son más complejos y requieren de expertos en desarrollo. Una vez terminados, se pueden usar en varios sitios de SharePoint.

Pasos para usar flujos de trabajo en SharePoint

Para empezar, agrega un flujo de trabajo a una lista, biblioteca o tipo de contenido¹⁰.

Luego, inicia el flujo de trabajo en un documento o elemento específico¹¹.

Para ver los flujos de trabajo disponibles, ve a la configuración del sitio y busca la sección de Flujos de trabajo¹⁰.

En esta sección, podrás ver los flujos activos y gestionarlos como detener o eliminarlos¹¹.

Una vez que un flujo de trabajo inicie, podrás ver las tareas asociadas. Podrás ver las pendientes, las asignadas a ti o las completadas¹⁰.

Para completar una tarea, sigue las instrucciones y realiza lo que se pide¹⁰.

Al completar todas las tareas, el flujo de trabajo terminará y se cerrará¹².

Con estos pasos, podrás manejar los flujos de trabajo en SharePoint de forma eficaz. Esto te ayudará a mejorar tus procesos y la colaboración en el trabajo.

Por qué crear flujos de trabajo en SharePoint

Crear flujos de trabajo en SharePoint trae muchos beneficios. Automatiza procesos, ahorrando tiempo y reduciendo errores¹³. Esto aumenta la eficiencia al hacer más simples las tareas y garantiza coherencia en los procesos¹³.

Además, mejora la colaboración y mejora la comunicación entre los miembros del equipo. Esto se logra con un marco estructurado para realizar y completar tareas¹³. Al estandarizar los flujos de trabajo, las organizaciones aseguran calidad y consistencia en las tareas críticas. Esto reduce errores¹³.

En conclusión, crear flujos de trabajo en SharePoint mejora la productividad y eficiencia de una organización¹³.

Cómo crear flujos de trabajo personalizados en SharePoint

Para empezar, define el propósito y los objetivos del flujo de trabajo¹⁴. Esto te ayuda a tener una dirección clara y a saber qué acciones son necesarias. Identifica también las tareas y acciones que debes realizar¹⁴.

SharePoint Designer 2013 es una herramienta clave para crear flujos de trabajo¹⁴. Te permite diseñarlos sin necesidad de programar. Además, colabora con Visio 2013 para una experiencia visual del desarrollo.

Con SharePoint Designer 2013, puedes agregar pasos y acciones al flujo de trabajo¹⁴. Esto te permite adaptarlo a lo que necesite tu organización. Así, las tareas se realizan de manera eficiente.

Existen otras herramientas, como Microsoft Flow, para crear flujos de trabajo en SharePoint¹⁴. Ofrecen opciones adicionales y mayor flexibilidad.

Al crear flujos de trabajo, considera las configuraciones y permisos necesarios¹⁴. Necesitas el permiso de Administrar listas para agregar flujos de trabajo.

La disponibilidad de un flujo de trabajo varía según dónde se agregue¹⁴. Puedes agregarlo a una lista, biblioteca o tipo de contenido. Es bueno verificar con el administrador del servidor los flujos disponibles para el sitio¹⁴.

Al agregar un flujo de trabajo, puedes personalizarlo con opciones como el nombre y la lista de tareas¹⁴. Estas opciones dependen de la plantilla y las configuraciones del sitio.

En conclusión, crear flujos de trabajo en SharePoint implica definir propósito y objetivos, identificar tareas y acciones, y usar herramientas como SharePoint Designer 2013¹⁴. Estas herramientas te permiten crear flujos de trabajo adaptados a las necesidades de tu organización.

Cómo agregar un flujo de trabajo a una lista o biblioteca en SharePoint

Para agregar un flujo de trabajo a una lista o biblioteca en SharePoint, sigue estos pasos:

1. Selecciona la lista o biblioteca donde quieres agregar el flujo.
2. Haz clic en «Automatizar» en la barra de comandos y elige Power Automate.
3. En el panel derecho, haz clic en «Crear un flujo» para empezar.
4. Elige una plantilla de flujo que se ajuste a tus necesidades. Power Automate ofrece varias plantillas.
5. Conecta la lista o biblioteca de SharePoint a Power Automate para la conexión.
6. Después de conectar, personaliza el flujo de trabajo. Agrega etapas, acciones y condiciones para automatizar procesos.
7. Prueba el flujo antes de publicarlo para asegurarte de que funcione bien.
8. Si todo está bien, guárdalo y publicalo. Así, otros usuarios de SharePoint podrán usarlo.

Al agregar un flujo de trabajo a una lista o biblioteca en SharePoint, puedes automatizar tareas y mejorar los procesos. Power Automate te ayuda a crear flujos de trabajo personalizados con plantillas o desde cero¹⁵.

Cómo iniciar y modificar un flujo de trabajo en SharePoint

Para empezar un flujo de trabajo en SharePoint, elige el que necesitas de la lista y sigue los pasos que te indica¹. Puedes usar herramientas como Microsoft Flow, Power Automate o SharePoint Designer para configurarlos¹. Estas herramientas te ayudan a personalizar los flujos según lo que necesites.

Si quieres cambiar un flujo de trabajo ya iniciado, es mejor hacerlo con cuidado para evitar problemas¹⁶. Para modificarlo, sigue estos pasos:

1. Avísale al equipo sobre los cambios para que todos estén al tanto¹⁶.
2. Prueba bien las modificaciones antes de aplicarlas para evitar errores¹⁶.
3. Usa herramientas de seguimiento para controlar el flujo de trabajo, como correos electrónicos o listas de tareas¹.

Al modificar un flujo de trabajo, es clave comunicarse bien con el equipo y probar bien las cambios. Siguiendo estos consejos, podrás manejar los flujos de trabajo en SharePoint sin problemas.

Referencias

¹ SharePoint ofrece tres plataformas de flujo de trabajo: Office 365, SharePoint Server 2013 y SharePoint Online con Microsoft Flow.

¹ En SharePoint, hay flujos de trabajo integrados para escenarios como Aprobación, Recopilar comentarios y más.

¹⁶ En la versión 2.2.0, se cambió el nombre de Salida de archivos de SharePoint a Salida de SharePoint.

¹⁶ La versión 2.2.0 quitó el soporte para SharePoint 2013 y 2016, pero lo volvió a agregar en la 2.3.0.

Beneficios de los flujos de trabajo de SharePoint

Los flujos de trabajo en SharePoint traen muchos beneficios a las organizaciones. Automatizar procesos ahorra tiempo y mejora la eficiencia¹⁷. También aseguran precisión y coherencia en las tareas, reduciendo errores¹⁷. Además, fomentan la colaboración y comunicación entre el equipo, gracias a un marco estructurado para las tareas¹⁷.

SharePoint es parte de Microsoft 365 (antes Office 365) y ofrece un gran valor para la inversión¹⁷. Ofrece características como seguridad avanzada, automatización y personalización, entre otras¹⁷.

Los flujos de trabajo en SharePoint hacen los procesos más rápidos y eficientes¹⁷¹⁸. Permiten a los equipos colaborar en documentos al mismo tiempo, mejorando la eficiencia¹⁸.

Para los departamentos legales, SharePoint Online es muy útil. Facilita la creación y gestión de documentos de manera segura, mejorando la productividad¹⁸. La asignación de metadatos ayuda a encontrar documentos fácilmente¹⁸.

SharePoint y Power Automate reducen la carga de trabajo manual y aceleran las operaciones¹⁸. La automatización de la clasificación de documentos ahorra tiempo y reduce errores¹⁸. También establece políticas de retención de documentos, cumpliendo con las regulaciones de protección de datos¹⁸¹⁹.

Los flujos de trabajo en SharePoint también facilitan el intercambio seguro de documentos con terceros¹⁸. La colaboración con Copilot mejora la eficiencia al crear contenido¹⁸.

En conclusión, los flujos de trabajo de SharePoint mejoran la eficiencia, precisión, colaboración y comunicación¹⁷¹⁸. Automatizar procesos y mejorar la colaboración son clave para aumentar la productividad en cualquier organización.

Flujos de trabajo predeterminados en SharePoint

SharePoint ofrece varios flujos de trabajo predeterminados para escenarios comunes en los negocios. Estos flujos te ayudan a automatizar y mejorar tus procesos. Entre los más usados están:

1. Flujo de trabajo de aprobación: Ideal para manejar aprobaciones de documentos. Define reglas para aprobaciones y reduce errores. Así, aseguras la calidad de los documentos antes de publicarlos³.
2. Flujo de trabajo de recopilar comentarios: Permite recopilar feedback de varios usuarios antes de finalizar un documento. Facilita la colaboración y mejora la comunicación en el equipo³.
3. Flujo de trabajo de recopilar firmas: Agiliza la aprobación de contratos y documentos legales. Facilita la recopilación de firmas digitales en documentos de Office³.
4. Flujo de trabajo de tres estados: Gestiona aprobaciones y comentarios en varios pasos. Permite seguir el estado de cada elemento y asignar roles a cada paso³.
5. Flujo de trabajo de aprobación de publicación: Gestionar el proceso de aprobación de páginas y documentos antes de publicarlos. Asegura que solo se publiquen contenidos de calidad³.

Estos flujos de trabajo predeterminados son solo algunos de los muchos disponibles en SharePoint. Puedes personalizarlos para adaptarlos a tus necesidades específicas. Así, automatizas tus procesos y mejoras la eficiencia de tu organización.

Para más información sobre flujos de trabajo en SharePoint, visita la documentación oficial de SharePoint sobre flujos de trabajo predeterminados. También puedes consultar el artículo de introducción al flujo de trabajo de Microsoft y el blog de Cirahub sobre cómo crear un flujo de trabajo.

En conclusión, los flujos de trabajo predeterminados en SharePoint son herramientas clave para automatizar y mejorar tus procesos. Ayudan a gestionar aprobaciones, comentarios y firmas, y a manejar estados y publicaciones. Usarlos te hará más eficiente y colaborativo en tu organización³.

Cómo iniciar y modificar un flujo de trabajo en SharePoint

Para empezar un flujo de trabajo en SharePoint, elige el flujo que necesitas de la lista. Luego, sigue los pasos que se te indican. Puedes usar herramientas como Microsoft Flow, Power Automate o SharePoint Designer¹ para iniciar el flujo. Si quieres cambiar un flujo en marcha, hazlo con cuidado. Es bueno comunicar los cambios al equipo y probarlos antes de aplicarlos³.

Para seguir el estado de un flujo de trabajo, hay varias herramientas disponibles. Puedes configurar notificaciones por correo electrónico para el usuario y el técnico de IT en cada etapa²⁰. Esto mantiene a todos informados y asegura que se tomen las acciones necesarias.

Antes de implementar un flujo de trabajo, prueba con un nuevo elemento en la lista²⁰. Esto te ayuda a verificar que todo funcione bien y a obtener los resultados que necesitas.

Si quieres cambiar un flujo de trabajo en uso, ten cuidado y habla con tu equipo. Cualquier cambio puede afectar mucho a los procesos y resultados. Por eso, es importante planear y probar bien antes de hacer cualquier cambio³.

En conclusión, iniciar y modificar un flujo de trabajo en SharePoint requiere seguir los pasos correctos, usar las herramientas adecuadas y comunicarse bien con el equipo. Es clave hacer pruebas exhaustivas y seguir el estado del flujo para asegurar su éxito¹.

Conclusión

Crear flujos de trabajo en SharePoint es clave para automatizar procesos y mejorar la eficiencia. Ayuda a coordinar y seguir tareas como la aprobación de proyectos. Esto acelera la automatización y aumenta la productividad²¹.

SharePoint también protege la información y permite acceder a documentos desde cualquier dispositivo²¹. Ofrece aplicaciones como CRM y Help Desk, mejorando la colaboración²¹.

La plataforma se puede integrar con otras herramientas en la nube, mejorando la colaboración y la gestión de documentos²¹. Con SharePoint, se evita perder tiempo revisando historiales o compartiendo información repetidamente²¹.

En conclusión, usar los flujos de trabajo en SharePoint es esencial para una gestión eficiente de documentos y automatización de procesos. Ayuda a las organizaciones a optimizar operaciones, mejorar la productividad y alcanzar objetivos de manera eficiente²¹.

Enlaces de origen

1. Introducción al flujo de trabajo de SharePoint – https://support.microsoft.com/es-es/office/introducción-al-flujo-de-trabajo-de-sharepoint-07982276-54e8-4e17-8699-5056eff4d9e3
2. Creación de flujos de trabajo en SharePoint Designer – https://intelequia.com/es/blog/post/creación-de-flujos-de-trabajo-en-sharepoint-designer
3. ¿Qué es un flujo de trabajo de SharePoint y cómo crear uno? – https://cirahub.com/es/blog-es/que-es-un-flujo-de-trabajo-de-workflow-y-como-crear-uno/
4. ¿Cómo mejora Microsoft 365 los flujos de trabajo? – https://blog.hensongroup.com/es/how-microsoft-365-enhances-workflows/
5. SharePoint 2013: Creación de flujos de trabajo (I)! – https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2013/01/08/sharepoint-2013-creacin-de-flujos-de-trabajo-i/
6. ¿Qué es SharePoint y para qué se utiliza? (Actualización 2023) – https://cirahub.com/es/sin-categorizar/que-es-sharepoint-y-para-que-se-utiliza-actualizacion-2023/
7. Microsoft Flow: creando flujos de trabajo en la nube – https://blogs.encamina.com/por-una-nube-sostenible/microsoft-flow-creando-flujos-trabajo-la-nube/
8. SharePoint para los sitios web públicos orientados – https://www2.kintivo.com/es/sharepoint-for-public-facing-websites
9. SharePoint Designer 2013 y Flujos de Trabajo – https://www.compartimoss.com/revistas/numero-16/sharepoint-designer-2013-y-flujos-de-trabajo/
10. De flujos de trabajo de SharePoint a flujos de Power Automate – https://itequia.com/es/flujos-de-trabajo-clasicos-de-sharepoint-a-flujos-de-power-automate/
11. ¿Cómo hacer un Flujo de Trabajo de aprobación con SharePoint Designer 2013? – https://www.compartimoss.com/revistas/numero-19/como-hace-un-flujo-de-trabajo-de-aprobacion-con-sharepoint-designer-2013
12. SharePoint Workflows: 3 flujos para automatizar listas de SharePoint – https://intranet.ai/articulos/microsoft-365/sharepoint-workflows/
13. Flujos de Trabajo con SharePoint 2013 • Visualmente – https://visualmente.cl/blog/item/5-flujos-de-trabajo-con-sharepoint-2013.html
14. Ayuda y procedimientos de Windows SharePoint Services 3.0 – http://www.rfegolf.es/_layouts/help.aspx?lcid=3082&cid0=MS.WSS.manifest&tid=MS.WSS.HA10154432
15. Crear un flujo para una lista o biblioteca – https://support.microsoft.com/es-es/office/crear-un-flujo-para-una-lista-o-biblioteca-a9c3e03b-0654-46af-a254-20252e580d01
16.  Herramienta Salida de SharePoint – https://help.alteryx.com/current/es/designer/tools/connectors/sharepoint-output-tool.html
17. Optimiza la gestión documental con SharePoint y aumenta tu productividad – https://kinesisco.com/simplifica-la-gestion-documental-con-sharepoint-y-aumenta-tu-productividad/
18. Beneficios de SharePoint para el departamento legal – https://itequia.com/es/beneficios-sharepoint-online-para-departamento-legal-empresa/
19. Microsoft SharePoint – Apen Informática – https://apen.es/glosario-de-informatica/microsoft-sharepoint/
20. Usando el flujo de trabajo de 3 estados de SharePoint – https://oficinaproductivaplus.wordpress.com/2014/05/15/usando-el-flujo-de-trabajo-de-3-estados-de-sharepoint/
21. SharePoint: qué es y cómo influye en la colaboración interna de las empresas – https://blog.conzultek.com/sharepoint-que-es-y-funciones-para-empresas