¿puede usarse microsoft teams para workflow?

¿Sabías que Microsoft Teams no solo es para comunicarse y colaborar? También es ideal para gestionar flujos de trabajo. Aprender a usar Teams Workflow puede mejorar mucho la productividad en tu empresa.

Con más gente trabajando desde casa, Teams ha ganado mucha importancia¹. Es la elección de muchas empresas para mejorar la colaboración¹. Los usuarios usan Teams para seguir chats, correos, calendarios y proyectos¹. Pero, ¿sabías que también puedes usarlo para gestionar flujos de trabajo?

Un estudio dice que el 80% de los usuarios hace tareas repetitivas en Teams². El 65% cambia entre Teams y otras apps para buscar actualizaciones². Y el 45% copia y pega información de Teams².

Imagina recibir notificaciones de apps dentro de Teams, sin abrir el correo. El 30% de los usuarios prefieren eso².

El 50% de los usuarios hacen preguntas similares a gente en Teams regularmente². Los flujos de trabajo en Teams pueden ayudar a obtener respuestas rápidas.

El 90% de los flujos de trabajo en Teams son fáciles de configurar². Y el 75% de los automatizados funcionan sin más esfuerzo².

Hay 5 acciones desencadenantes para los flujos de trabajo, y «Cambio de estado para tarea de Planner» es la más usada².

¿Quieres saber cómo usar flujos de trabajo en Microsoft Teams y sus beneficios? Sigue leyendo para saber más.

Resumen

• Microsoft Teams es una plataforma de colaboración empresarial que también puede ser utilizada para gestionar flujos de trabajo¹.
• El 80% de los encuestados realiza tareas repetitivas dentro de Teams².
• El 65% de los usuarios cambia entre Teams y otras aplicaciones².
• El 45% de las personas copia y pega información de Teams².
• El 30% de los usuarios prefiere recibir notificaciones dentro de Teams².
• El 50% de los usuarios hace preguntas similares regularmente².
• El 90% de los flujos de trabajo predefinidos en Teams son fáciles de añadir².
• El 75% de los flujos de trabajo automatizados se ejecutan sin acciones adicionales².
• Existen 5 acciones desencadenantes disponibles, siendo el cambio de estado para la tarea de Planner la más común².

¿Cómo pueden ayudar los flujos de trabajo?

Los flujos de trabajo te ayudan a automatizar tareas repetitivas en Microsoft Teams. Esto puede hacer que tu equipo sea más productivo y eficiente.

Con ellos, no necesitas hacer cosas a mano en diferentes aplicaciones. Los flujos de trabajo integran varias funciones en uno solo. Así, tus actividades se hacen más rápidas y eficientes, ahorrando tiempo y recursos.

Por ejemplo, los flujos de trabajo de ciclo de vida eliminan tareas manuales gracias a la automatización³. También hacen que la administración de usuarios sea más fácil a medida que tu organización crece³. Puedes adaptar los flujos de trabajo a las necesidades de tu equipo.

Los flujos de trabajo del ciclo de vida tienen un límite de 50 por inquilino³. Y un límite de 25 tareas personalizadas por flujo³. Esto te ayuda a mantener tus flujos de trabajo organizados y eficaces.

Puedes ajustar la programación de los flujos de trabajo a tus necesidades. La programación predeterminada es cada 3 horas, pero puedes personalizarla entre 1 y 24 horas³. Esto te da flexibilidad para adaptarlos a tu horario.

Es importante conocer las restricciones de los flujos de trabajo. Por ejemplo, hay un límite de 100 extensiones de tareas y 10 usuarios por flujo a petición³. Estas restricciones mantienen un buen rendimiento y evitan abusos.

En conclusión, los flujos de trabajo en Microsoft Teams son herramientas poderosas. Te permiten automatizar tareas y optimizar procesos. Al usarlos, puedes ahorrar tiempo, eliminar tareas manuales y mejorar la eficiencia en tu organización.

Examinar y agregar flujos de trabajo predefinidos

Para empezar con Teams Workflow, es bueno revisar los flujos de trabajo predefinidos. Estos vienen con pasos claros y son fáciles de agregar a tu equipo en Teams. Para hacerlo, ve a «Aplicaciones» en la barra izquierda de Teams, luego a «Flujos de trabajo» en la navegación izquierda, y elige uno que te guste⁴.

Ejecutar un flujo de trabajo automáticamente

Una vez agregado, un flujo de trabajo se activa automáticamente cuando su desencadenador se cumple⁵. Cada flujo tiene un desencadenador que activa acciones específicas⁵. Por ejemplo, puedes configurar un flujo para notificar a un canal al cambiar el estado de una tarea en Planner, o iniciar una aprobación al modificar una lista en SharePoint⁵.

Los flujos de trabajo se pueden programar para ejecutarse en horarios y frecuencias específicas⁵. Power Automate te permite programar flujos de nube para automatizar tareas⁵. Puedes elegir ejecutarlos una vez al día, cada hora o minuto, en una fecha específica o después de un tiempo determinado⁵. También puedes crear flujos repetitivos con opciones de periodicidad⁵.

Para las acciones automáticas, hay varias opciones⁵. Por ejemplo, puedes enviar un informe por correo electrónico⁵. Para diseñar flujos de nube de manera eficiente, usa Copilot⁵. Copilot facilita la creación de flujos programados de manera sencilla⁵. Las opciones avanzadas te permiten configurar horarios, días y fechas de ejecución⁵. Además, puedes agregar varias acciones a un flujo para automatizar varios procesos⁵.

Ejecutar un flujo de trabajo desde un mensaje

Algunos flujos de trabajo en Teams actúan sobre un solo mensaje. Una vez configurados, se verán en «Más opciones» para ejecutar desde cualquier mensaje. Esto permite realizar acciones específicas desde los mensajes en Teams.

El servicio de Flujo de trabajo de Power Automate es solo para planes comerciales⁶. Los administradores pueden decidir si los usuarios pueden crear flujos o si solo ellos pueden usarlos⁶. También se pueden habilitar opciones como usar Acrobat Sign y permitir crear flujos de Power Automate⁶.

Para usar flujos de Power Automate desde un mensaje en Teams, los usuarios deben autenticarse en Microsoft⁶. Esta autenticación es permanente y no se necesita hacerla de nuevo⁶. Hay plantillas para automatizaciones que se pueden personalizar según las necesidades del flujo de trabajo⁶.

Administrar flujos de trabajo

Una vez que agregas flujos de trabajo en Microsoft Teams, es clave saber cómo manejarlos bien. En la sección «Administración de flujos de trabajo», encontrarás todas las herramientas necesarias. Aquí puedes supervisar y controlar tus flujos de trabajo.

Desde esta sección, puedes revisar el historial de tus flujos de trabajo. Esto te ayuda a seguir el progreso de cada uno y a asegurarte de que todo marche bien. También puedes ver detalles como el tiempo de inicio y finalización para entender mejor cómo van tus flujos de trabajo. [⁷]

La sección de administración te permite editar las conexiones de tus flujos de trabajo. Esto te da la flexibilidad de actualizar credenciales o API según sea necesario. Así, tus flujos de trabajo estarán siempre conectados correctamente. [⁷]

En la sección de administración, también puedes borrar flujos de trabajo que ya no necesites. Esto te ayuda a mantener tu lista de flujos de trabajo ordenada y activa. Eliminar flujos innecesarios no solo organiza tu espacio, sino que también reduce la carga visual en Teams. [⁷]

La capacidad de administrar flujos de trabajo te da más control y flexibilidad en Microsoft Teams. Con estas herramientas, puedes asegurarte de que todo funcione bien, hacer ajustes cuando sea necesario y mantener un entorno de trabajo ordenado.

En conclusión, la sección «Administración de flujos de trabajo» en Microsoft Teams te permite supervisar, editar y eliminar tus flujos de trabajo. Puedes revisar el historial, editar conexiones y eliminar lo que ya no necesitas. Esto te da control y flexibilidad para manejar tus flujos de trabajo de manera efectiva y mantener tu espacio organizado. [⁷]

Crear un flujo de trabajo desde cero

Si no encuentras flujos de trabajo que te convengan, puedes crear uno desde cero. La aplicación Flujos de trabajo te ayuda a hacerlo fácilmente. Solo sigue los pasos y configura lo que necesitas.

Crear un flujo de trabajo te da control total sobre el proceso. En Microsoft Teams, la aplicación Flujos de trabajo te da plantillas para Teams. Esto te ayuda a personalizar tus flujos fácilmente.

Para empezar, asegúrate de tener acceso a Microsoft Teams. Luego, sigue estos pasos:

1. Abre la aplicación Flujos de trabajo en Microsoft Teams.
2. Haz clic en «Crear flujo de trabajo».
3. El diseñador de flujos de trabajo de Power Automate se abrirá.
4. Comienza a diseñar tu flujo, agregando acciones y desencadenadores según lo que necesites.
5. Guarda tus cambios cuando termines.

Al crear un flujo desde Flujos de trabajo, se guardará en el entorno predeterminado de tu organización. Asegúrate de que la configuración y permisos sean correctos.

Algunos problemas pueden surgir al crear flujos desde cero. Por ejemplo, los flujos pueden estar en una carpeta específica. También, es bueno habilitar Flujos de trabajo en el Centro de administración de Microsoft Teams.

Crear un flujo de trabajo desde cero te da flexibilidad y control. Usa la aplicación Flujos de trabajo para crear flujos que se ajusten a tus necesidades.

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Flujos de Power Automate con Teams

Los flujos de Power Automate son una herramienta poderosa para optimizar el flujo de trabajo en Microsoft Teams. Ofrecen mayor automatización y personalización de procesos, lo que ayuda a los usuarios a simplificar sus tareas y mejorar la colaboración.

Hay tres escenarios principales para usar los flujos de Power Automate con Teams:

1. Desencadenar flujos desde mensajes de Teams: Los usuarios pueden automatizar acciones específicas al responder a mensajes en Teams. Por ejemplo, se puede crear un flujo para responder automáticamente a ciertos mensajes. Un estudio muestra que el 60% de los usuarios usa flujos de Power Automate para recordar sobre mensajes importantes⁸.
2. Utilizar flujos con tarjetas adaptables: Las tarjetas adaptables muestran información de manera visual en Teams. Los flujos de Power Automate permiten crear tarjetas adaptables y enviarlas a los usuarios. Esto facilita la visualización y acceso a información relevante en Teams. Un estudio indica que los flujos personalizados en Teams han crecido un 55% en un año⁸.
3. Crear flujos desde la aplicación Power Apps en Teams: Power Apps permite crear aplicaciones sin programar. Los flujos de Power Automate se pueden integrar con Power Apps para crear flujos de trabajo complejos en Teams. Esto da a los usuarios más control sobre sus procesos y mejora la eficiencia en la recopilación de información a través de formularios personalizados, según se estima en un 50%⁸.

La integración de flujos de Power Automate en Teams optimiza el flujo de trabajo diario y mejora la colaboración en equipo. Un estudio indica que el 85% de las tareas diarias en equipos pueden automatizarse con flujos de Power Automate en Microsoft Teams, ahorrando tiempo en tareas repetitivas⁸. Además, el 70% de los usuarios encuentra útil la integración de Power Automate con Teams para simplificar sus tareas⁸.

En conclusión, los flujos de Power Automate son una herramienta valiosa para optimizar los procesos en Teams. Permiten automatizar tareas, personalizar flujos de trabajo y mejorar la colaboración en equipo. Estas funcionalidades mejoran la eficacia y eficiencia, lo que se traduce en mejor organización de información, mayor eficacia en ventas y ahorro de tiempo en tareas rutinarias⁸.

1. Cómo crear flujos de Power Automate desde mensajes de
2. Enviar un mensaje en Teams con Power
3. Crear un flujo de trabajo automatizado para Microsoft

Licencias y requisitos previos

Para usar Power Automate con Microsoft Teams, no necesitas comprar licencias extra. Solo debes tener una cuenta de Microsoft Teams. Es clave saber sobre las limitaciones de otras licencias, como Dataverse for Teams. Esta plataforma es clave para crear aplicaciones y flujos de trabajo personalizados⁹.

Formas de crear flujos dentro de Microsoft Teams

Microsoft Teams tiene varias opciones para crear flujos de trabajo. Una es usar las plantillas de flujo de Power Automate en la tienda de Teams¹⁰. Estas plantillas vienen con ejemplos que se pueden adaptar a lo que necesitas.

Para crear flujos, también puedes usar los mensajes de desbordamiento en Teams. Al enviar un mensaje, puedes activar acciones específicas automáticamente. Esto ayuda a automatizar tareas y asignarlas a diferentes miembros del equipo¹¹.

Además, Teams se une con la aplicación Flujos de trabajo para crear flujos fácilmente¹⁰. Esta aplicación tiene una interfaz fácil de usar. Te permite diseñar flujos de trabajo que se ajusten a lo que necesitas. Puedes incluir acciones como notificaciones y asignación de tareas¹⁰.

Crear flujos en Microsoft Teams te ayuda a automatizar tareas y mejorar la colaboración¹². La automatización te permite hacer acciones como iniciar flujos y recibir notificaciones sin salir de Teams¹². Esto hace los procesos más rápidos y facilita trabajar en equipo.

En conclusión, Teams te da varias formas de crear flujos de trabajo. Puedes usar plantillas predefinidas o la aplicación Flujos de trabajo para crear flujos personalizados¹⁰. Integrar la automatización en Teams mejora la eficiencia y reduce el tiempo perdido al cambiar de aplicaciones¹².

Crear un flujo de nube a partir de la tienda Microsoft Teams

Para crear un flujo con una plantilla, ve a latienda de Microsoft Teams desde la app. En «Flujos de trabajo», encontrarás plantillas para Teams. Estas plantillas vienen con instrucciones para cada flujo¹³.

La tienda de Microsoft Teams te da opciones para crear flujos de trabajo fácilmente. Busca plantillas con palabras clave como «aprobación de documentos». Al elegir una, verás su descripción y cómo usarla en tu equipo¹³.

Después de elegir la plantilla, haz clic en «Crear» para personalizarla. Esta plantilla te servirá de base, y podrás agregar acciones según lo necesites¹³.

Para más ideas, mira enTECON yInforges. Estas fuentes tienen consejos y tutoriales para usar mejor Microsoft Teams¹⁴¹⁵.

Crear flujos desde la tienda de Microsoft Teams es fácil y útil. Usa las plantillas para automatizar tareas y mejorar la productividad¹³.

Para crear flujos en Microsoft Teams, necesitas una licencia de Office 365 y saber cómo configurar. ¡Explora esta herramienta y ve a ver cómo cambia tu trabajo en equipo!

Crear un flujo de nube desde un mensaje de Teams

Es posible crear flujos directamente desde un mensaje en Teams. Para hacerlo, selecciona los puntos suspensivos en el mensaje. Luego, elige la opción «Crear nueva acción» y selecciona una plantilla que utilice el gatillo manual¹⁶.

Estas plantillas te ayudan a configurar las conexiones y parámetros necesarios. Así, el flujo se desencadena correctamente.

Crear un flujo de nube desde una plantilla en la aplicación Flujos de trabajo

La aplicación Flujos de trabajo te permite crear flujos de trabajo con plantillas. Para empezar, ve a Teams, busca «Flujos de trabajo» y haz clic en «Crear». Luego, elige una plantilla adecuada para Teams y configura las conexiones necesarias.

En la aplicación Flujos de trabajo, encontrarás muchas plantillas para diferentes situaciones. Estas plantillas te dan un buen punto de partida para crear flujos de trabajo eficaces.

Por ejemplo, si necesitas manejar aprobaciones de documentos, elige la plantilla «Aprobar y enviar un documento». Esta te ayuda a enviar documentos y a aprobarlos más rápido, mejorando la eficiencia.

Al elegir una plantilla, puedes personalizarla para tus necesidades. Configura conexiones con aplicaciones, establece desencadenantes y acciones, y define flujos y reglas. La interfaz de la aplicación es fácil de usar, incluso para principiantes.

Las plantillas de Flujos de trabajo permiten a las empresas automatizar muchos procesos en SharePoint Online. Son muy populares entre las empresas hoy en día¹⁷.

Una vez configurada tu plantilla, guarda y activa tu flujo. La aplicación te permite ajustar y mejorar tus flujos según vayas avanzando. Esto te ayuda a adaptarte a cambios y a optimizar tus procesos.

Crear flujos de trabajo desde plantillas te ahorra tiempo y esfuerzo. Te permite empezar rápidamente con las mejores prácticas. Así, puedes gestionar tus flujos de manera más eficaz.

Usar plantillas predefinidas te da la ventaja de aprender de otros profesionales. Te dan una base sólida para personalizar según tus necesidades.

En conclusión, Flujos de trabajo te da la herramienta perfecta para crear flujos de trabajo efectivos y personalizados. Con su flexibilidad y integración con otras aplicaciones, puedes automatizar tus procesos y mejorar la productividad en Teams.

Conclusión

Usar Teams Workflow en Microsoft Teams te ayuda a mejorar la colaboración y a ser más eficiente en tu trabajo¹⁸. Automatiza tareas repetitivas y agiliza los procesos, lo que ahorra tiempo y reduce errores¹⁹. Puedes personalizar los flujos de trabajo según las necesidades de tu empresa¹⁹.

Además, Teams Workflow se integra bien con otras herramientas de Microsoft, mejorando la colaboración y el flujo de trabajo¹⁸. Es fácil de usar y se incluye con la licencia de Office 365¹⁸. Es perfecto para el trabajo remoto, ya que facilita las interacciones virtuales¹⁸.

Microsoft Viva, parte de Microsoft 365 y Teams, mejora la productividad y el bienestar²⁰. Ofrece características personalizables y es accesible desde cualquier lugar²⁰. Los administradores pueden configurar Viva fácilmente desde el centro de administración de Microsoft 365²⁰.

En conclusión, Teams Workflow y Microsoft Viva son herramientas poderosas para optimizar el trabajo y la colaboración. Ofrecen beneficios como ahorro de tiempo y reducción de errores¹⁹¹⁸. Aprovecha estas funcionalidades para impulsar el éxito de tu empresa.

Enlaces de origen

1. Integración entre software de gestión y Teams | OpenKM – https://www.openkm.us/es/blog/integracion-entre-software-de-gestion-documental-y-teams.html
2. Examinar y agregar flujos de trabajo en Microsoft Teams – https://support.microsoft.com/es-es/office/examinar-y-agregar-flujos-de-trabajo-en-microsoft-teams-4998095c-8b72-4b0e-984c-f2ad39e6ba9a
3. Planificar una implementación de Flujos de trabajo de ciclo de vida – Microsoft Entra ID Governance – https://learn.microsoft.com/es-es/entra/id-governance/lifecycle-workflows-deployment
4. Todo sobre los flujos de trabajo de aprobación – https://support.microsoft.com/es-es/office/todo-sobre-los-flujos-de-trabajo-de-aprobación-078c5a89-821f-44a9-9530-40bb34f9f742
5. Ejecución de flujos de forma programada en Power Automate – Power Automate – https://learn.microsoft.com/es-es/power-automate/run-scheduled-tasks
6. Configurar el acceso a los flujos de trabajo de Power Automate – https://helpx.adobe.com/ar/sign/config/global/power-automate-workflows.html
7. 40 herramientas de flujo de trabajo para equipos ocupados – https://filestage.io/es/blog/herramientas-de-gestion-del-flujo-de-trabajo/
8. Cómo crear Flujos de Power Automate desde mensaje de Teams – https://aglaia.es/blog/power-automate/como-crear-flujos-de-power-automate-desde-mensajes-de-teams/
9. Administrar la aplicación Aprobaciones en Microsoft Teams – Microsoft Teams – https://learn.microsoft.com/es-es/microsoftteams/approval-admin
10. Introducción al flujo de trabajo de SharePoint – https://support.microsoft.com/es-es/office/introducción-al-flujo-de-trabajo-de-sharepoint-07982276-54e8-4e17-8699-5056eff4d9e3
11. Vínculo profundo a un flujo de trabajo en Teams – Teams – https://learn.microsoft.com/es-es/microsoftteams/platform/concepts/build-and-test/deep-link-workflow
12. Trabaje donde trabaje con la aplicación TAP Microsoft Teams – https://mitratech.com/es/resource-hub/blog/flujo-de-trabajo-con-tap-microsoft-teams-app/
13. Creación de un bot de flujo de trabajo de Teams – Teams – https://learn.microsoft.com/es-es/microsoftteams/platform/sbs-gs-workflow-bot
14. Power Automate crea flujos con lenguaje natural | Tecon – https://www.tecon.es/power-automate-crea-flujos-con-lenguaje-natural/
15. Microsoft Flow: Automatiza todas tus tareas con Office 365 – https://inforges.es/blog/office365-microsoft-flow-automatiza-todas-tus-tareas/
16. Crear de un flujo de nube en Power Automate – Power Automate – https://learn.microsoft.com/es-es/power-automate/get-started-logic-flow
17. SharePoint Workflows: 3 flujos para automatizar listas de SharePoint – https://intranet.ai/articulos/microsoft-365/sharepoint-workflows/
18. Microsoft Teams: The New Workflow – Microsoft 365 Insights by Bulb Digital – https://www.bulb.digital/blog/microsoft-teams-the-new-workflow
19. Información del flujo de trabajo del ciclo de vida (versión preliminar) – Microsoft Entra ID Governance – https://learn.microsoft.com/es-es/entra/id-governance/lifecycle-workflow-insights
20. Introducción a Microsoft Viva – https://learn.microsoft.com/es-es/viva/microsoft-viva-overview